Digitalisierung in Kanzleien- Fallstricke, Vorteile und Hilfsmittel

Kanzleisoftware – Hilfsmittel für die Digitalisierung

Wie bei jeder anderen wirtschaftlichen Entscheidung auch, erweist sich eine gute Kenntnis der eigenen Kanzlei als Grundlage für den Erfolg. Für eine nachhaltige und vor allem Mehrwert generierende Digitalisierung braucht es eine genaue Analyse der bisherigen Geschäftsprozesse. Was läuft noch analog? Wo lohnt es sich, die Digitalisierung anzusetzen, oder was läuft auf die klassische Weise vielleicht sogar besser? Welche Anforderungen stellt der Klientenstamm an seine Rechtsanwälte oder Steuerberater? Bevor es um die Frage geht, wie ein digitaler Wandel in der Kanzlei stattfinden kann, gilt es festzustellen, wo er beginnen soll.

Die Digitalisierung der anderen Kanzleien

Hören Rechtsanwälte und Steuerberater sich in ihren Kreisen um, werden sie wohl immer häufiger von digitalen Fortschritten hören. Doch keine Panik vor großen Schlagworten wie künstliche Intelligenz, Chatbots, Cloud Computing und Blockchain: Jede Administration, ob Anwalts- oder Steuerkanzlei, sollte ihre eigene Strategie in Sachen Digitalisierung verfolgen. Welche Tools sich als sinnvoll erweisen, hängt von der eigenen Arbeitsweise und auch dem Digitalisierungsstand der Klienten ab. Beim Blick auf den vermeintlichen Vorsprung der Konkurrenz kommt es schnell zu Aktionismus, der ohne Digitalisierungserfahrung leicht zu teuren Fehlern für die eigene Kanzlei führen kann.

cobra CRM und DATEV als Branchenlösung

• Alle Informationen zu Ihren Mandanten werden an einer Stelle zusammengeführt.
• Vorhandene Wordvorlagen für die Kommunikation mit Ihren Mandanten werden in das System integriert und digital auch direkt bei Mandanten abgelegt.
• Zusätzlich stehen Ihnen E-Mail-Vorlagen für die personalisierte elektronische Post auf Knopfdruck zur Verfügung.
• Das integrierte Workflow-Management unterstützt Ihre Geschäftsprozesse und optimiert Ihre Kommunikation mit Kunden.
• Assistenten für Serienbriefe und -mails unterstützen Sie beim Versand von Rundbriefen, Einladungen oder dem Weihnachtsmailing. Lesen Sie mehr zum Einsatz im Marketing.
• Die Branchenlösung mit DATEV bietet die Möglichkeit einer revisionssicheren Dokumentenablage und höchster Informationstransparenz.

Vorteile der Digitalisierung für die Kanzlei rechtfertigen jede Mühe

Mit der Einführung des elektronischen Rechtsverkehrs in Deutschland gewinnt in Anwaltskanzleien die Digitalisierung und ganzheitliche digitale Kommunikation mit allen Parteien auf Basis der sogenannten E-Akte deutlich mehr Gewicht. Um eine lückenlose Kommunikationsbasis zu haben und sich dem Umbruch im Rechtsdienstleistungsmarkt anzupassen, muss die Digitalisierung zwangsläufig voranschreiten. Doch nicht nur die Not zur Innovation, sondern auch die vielen Vorteile wiegen die Mühen für die Kanzlei deutlich auf. Schnellere sowie effizientere Abläufe, eine deutlich verbesserte Übersicht und signifikante Kostenersparnisse durch die Vermeidung von Papier und Porto sprechen dafür, mit der Digitalisierung zu beginnen.

Bedingt durch die schnelle Einführung konnten wir die übernommenen Daten umgehend nutzbringend für Marketingzwecke einsetzen und streben nun eine deutlich stärkere Wahrnehmung unseres Unternehmens am Markt an.

Horst Neubacher
Geschäftsführender Partner
Rath, Anders, Dr. Wanner & Partner

Egal ob Telefonat, Brief oder E-Mail – unsere gesamte Kommunikation wird in der cobra Kontakthistorie festgehalten. Dadurch weiß jeder Mitarbeiter, was zuletzt mit dem Kunden besprochen wurde und welches Material er bereits erhalten hat.

Susanne Hasemann
Geschäftsführerin von
Litano® Coaching

Kanzleisoftware nur mit Datenschutz

Rechtsanwälte, aber auch Steuerkanzleien arbeiten Tag für Tag mit sensiblen Daten, die dementsprechenden Schutz benötigen. Mit dem Schloss am Aktenschrank oder dem Schreddern bedeutsamer Dokumente ist es nach erfolgreicher Digitalisierung nicht mehr getan. Auch die klassische Adresssammlung in physischen Karteien stellt sich als datenschutzrechtlich nicht mehr zeitgemäß heraus. Digitalisierte Adresslisten unterliegen mit der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) strikten Regeln, deren Missachtung empfindliche Strafen nach sich ziehen, die für kleine oder mittelständische Kanzleien bereits in existenzbedrohendem Maße ausfallen können.

Hilfsmittel für die Digitalisierung in der Kanzlei

Damit die Umsetzung eines so komplexen Unterfangens wie der Digitalisierung einer Kanzlei gelingen kann, braucht es technische Hilfe. cobra CRM bietet eine eigens für Anwalts- und Steuerkanzleien entwickelte Lösung, die nachhaltige Digitalisierung ermöglicht und die aufkommenden Hürden deutlich senkt. Mit der Kanzlei-Software lassen sich digitalisierte Daten sofort in eine übersichtliche Ordnung bringen und im Anschluss mühelos verwalten – sie verstärkt die zuvor angesprochenen Vorteile der Digitalisierung erheblich. Außerdem arbeitet cobra 100 Prozent DSGVO-konform, sorgt damit für automatisierten Datenschutz und erspart so die Sorge vor Verstößen. Egal ob Rechtsanwalt oder Steuerberater: cobra CRM bietet eine perfekte Ergänzung für die Digitalisierung von Kanzleien.

Kanzleisoftware von cobra CRM

Mit der Kanzleisoftware von cobra verwalten Sie Ihre Mandanten, Akten und Dokumente. Erledigen Sie Ihr Marketing mit cobra oder erstellen Sie Rechnungen sowie Bescheide aus der Kanzlei- und Anwaltssoftware heraus und geben Sie diese in Druck.

Egal, ob Sie Anwalt, Steuerberater oder Wirtschaftsprüfer sind: Überlassen Sie der CRM-Software die Organisation und gewinnen Sie zusätzliche Zeit für Ihre Mandanten.

• DSGVO-konform/ Privacy Shield
• Für alle Kanzleigrößen
• Mehr als 50 Schnittstellen
• Flexibles Lizenzmodell

In vielen Kanzleien ist cobra CRM bereits integriert. Unsere Software kann individuell auf Ihre Kanzlei zugeschnitten werden, sodass Sie die optimalen Funktionen für Ihren Schwerpunkt erhalten. Rechtsanwälte, Wirtschaftsprüfer, Steuerberater und mehr profitieren von der intuitiven CRM-Lösung.

Aktives Marketing in Kanzleien

Die Kanzleisoftware von cobra ist perfekt für die heutige Zeit geeignet: Mittlerweile wird die Betreuung, Gewinnung und Bindung von Mandanten auch für Kanzleien und Wirtschaftsprüfungsgesellschaften immer wichtiger.

Mit cobra verschaffen Sie sich durch perfekte Mandantenbetreuung und zielsicheres Marketing einen Wettbewerbsvorteil. Sie und Ihre Kanzlei profitieren von der CRM-Software und ihren vielen cleveren Lösungen.

CRM-Highlights für Ihre Kanzlei

• Standortübergreifende Mandanten-Datenbank als einheitliches Arbeits- und Archivierungssystem für Ihr gesamtes Team.
• Betreuung, Gewinnung und Bindung von Mandanten durch Marketingaktionen, Newsletter oder Informationsveranstaltungen.
• Nahtloses Zusammenspiel mit bereits vorhandenen Software-Anwendungen wie Microsoft Outlook, Word oder DATEV.
• Zu 100 Prozent DSGVO-konforme Kanzleisoftware erleichtert die interne Bearbeitung von Daten und schafft Vertrauen beim Mandanten – ganz ohne Privacy Shield.
• Versand von Newslettern erfolgt durch das Modul News & Mail Service datenschutzkonform und dank des integrierten Editors effizient.
• cobra LEAD APP für die Weiterverarbeitung von Daten auf Visitenkarten – datenschutzkonform, sicher und schnell.

Weitere Vorteile der cobra CRM-Lösung

Die cobra CRM-Software gleicht automatisch Daten mit dem Outlook-Programm ab. Somit kann über Outlook gearbeitet werden, während in der Datenbank der Kanzleisoftware die aktuellen Adressdaten hinterlegt werden.

Mit dem ablaufbasierten Aufgabenmanagement werden Aufgaben klar zugewiesen und der Workflow verbessert. Bearbeitungsstände können jederzeit abgerufen werden.
Hohe Datenqualität sorgt für fehlerfreie Ansprache und profitable Mandantenbeziehungen – alle relevanten Daten stehen im System an einem Ort zur Verfügung.

Das Termin- und Vorgangsmanagement wird über Terminkalender und Kampagnenmanagement gesteuert und wiedergegeben.

Die Ausgabe von sortierten Unterschriftslisten erleichtert die Organisation von Grußkarten für besondere Anlässe (beispielsweise Weihnachten).

Dank der mobilen CRM-Apps und cobra CRM WEB für Laptops können Daten auch außerhalb der Kanzlei, zum Beispiel bei Außenterminen, eingegeben oder abgerufen werden.