Dokumentationspflicht bei Telefonwerbung

Telefonwerbung: Erstmal der Reihe nach

Auf den ersten Blick bleibt alles beim Alten, denn es handelt sich um eine Ergänzung zum bereits bestehenden Gesetz „gegen den unlauteren Wettbewerb.“ Dieses zielt darauf ab, Kunden vor Belästigung durch aufdringliche und unverlangte Werbung, zum Beispiel in Form von Telefonwerbung, zu schützen. Um also legal Telefonwerbung zu betreiben, müssen Unternehmen wie gewohnt die Einwilligung des Verbrauchers einholen. Nach wie vor drohen bei Missachtung deftige Strafgelder von bis zu 300.000 Euro – und dennoch eine Änderung. Es steht die Frage im Raum: Was gibt es Neues?

Dokumentationspflicht

Als wirklich neu stellt sich die Dokumentationspflicht heraus. Somit gilt es nicht nur die Einwilligung einzuholen, sondern auch, sie zu dokumentieren. Wie dies konkret aussehen soll, verschweigt die Gesetzesänderung und gibt somit Gestaltungsspielraum. Fest steht jedoch, dass die Dokumentation eindeutig wiedergeben muss, dass der Verbraucher unverwechselbar sein Einverständnis zur Datenerhebung und zur Telefonwerbung auf dem behaupteten Weg gegeben hat. Simple Vermerke, er habe am Tag X sein Ja gegeben, gelten nicht, da die Beweiskraft fehlt. Als sichere Form gilt nach wie vor die schriftliche und unterschriebene Zustimmungserklärung, jedoch benennt die neue Regelung auch explizit die Zusage per Telefon.

Aufbewahrungspflicht

Nach der Einwilligung und ihrer Dokumentation greift nun die neue Aufbewahrungspflicht, die eine fünfjährige Aufbewahrungsfrist vorsieht. Jeder erneute Werbeanruf beim Verbraucher setzt den Zeiger dieser Aufbewahrungsfrist wieder auf null, sodass nach jeder Telefonwerbung eine neue Aufbewahrungsfrist beginnt. Daraus ergibt sich faktisch, dass Werbetreibende jeden Anruf dokumentieren müssen, um zu beweisen, dass ihre Frist nicht bereits abgelaufen ist. Nutzen Unternehmen die Dienste von professionellen Adresshändlern, gilt es zusätzlich mit ihnen Maßnahmen zu finden, die die Aufbewahrungspflicht der Einwilligung auch beim Handel mit Adressen gewährleistet.

Doppelt hält besser

Angenommen die Dokumentation der Einwilligung soll mündlich erfolgen, ergibt sich aus den neuen Bestimmungen in Verbindung mit der Datenschutzgrundverordnung eine Gemengelage, die es zu beachten gilt. Laut der DSGVO sollen Werbetreibende ebenfalls eine Einverständniserklärung zur Tonaufnahme einholen, um die Stimme von Kunden aufzunehmen. In der Praxis muss dementsprechend vor dem Beginn der Telefonwerbung die Zustimmung zur Aufnahme der Stimme und dann eine weitere Zusage zum Werbegespräch aufgenommen, dokumentiert und verwahrt werden. Somit wird klar, dass Unternehmen bei der Dokumentationspflicht Sorgfalt walten lassen müssen, indem sie zum Beispiel auf datenschutzkonforme CRM-Software wie cobra CRM setzen. Diese ermöglicht ein professionelles Kontaktmanagement, bei dem alle abgesprochenen Daten und Zustimmungen erfasst und im CRM datenschutz-konform abgespeichert werden können.

Verständliches Ziel

Wenn im Kern alles beim Alten bleibt, warum dann der Aufwand? Offensichtlich existierten doch einige Probleme – vor allem in der Umsetzung der Strafverfolgung. Mit der Dokumentationspflicht steht nun fest, dass Werbetreibende eine eindeutige Einverständniserklärung langfristig archivieren müssen. Laut Text müssen Unternehmer nun auf Verlangen der Verwaltungsbehörden die dokumentierte Einwilligung aushändigen und dank der Aufbewahrungspflicht und der damit verbundenen Aufbewahrungsfrist gelten keine Ausreden, diese nicht nachweisen zu können. Somit greifen Strafen besser als zuvor und erfüllen ihren Zweck: vor illegaler Werbung abzuschrecken. Dementsprechend gibt es dem Verbraucher Schutz vor Belästigung und Werbetreibern klarere Linien, wie sie datenschutzkonform Telefonwerbung betreiben.